Wer wächst, muss wissen, wie viele Mitarbeiter er künftig braucht und wann. Die Personalbedarfsrechnung beantwortet das in zwei Schritten: Zuerst ermitteln Sie, wie viel Arbeitskraft die geplanten Aufgaben erfordern. Dann ziehen Sie ab, was schon vorhanden ist, und berücksichtigen erwartete Abgänge.
Negativer Nettobedarf bedeutet Personalüberhang. Die Berechnung erfolgt direkt in Ihrem Browser, es werden keine Daten gespeichert.
Schritt 1: Bruttopersonalbedarf
Bruttopersonalbedarf = Arbeitsvolumen in Stunden ÷ verfügbare Stunden je Vollzeitkraft
Das Arbeitsvolumen ergibt sich aus der geplanten Menge, etwa Aufträge, Kundenanfragen oder produzierte Stück, mal dem Zeitbedarf je Einheit. Die Zeitwerte stammen aus Erfahrung, Zeiterfassung oder Stichproben.
Die verfügbaren Stunden je Vollzeitkraft liegen deutlich unter der vertraglichen Arbeitszeit. Eine 40-Stunden-Woche ergibt rund 2.080 Stunden im Jahr. Nach Urlaub, Feiertagen, Krankheit und Weiterbildung bleiben oft nur 1.550 bis 1.700 Stunden. Planen Sie zusätzlich Zeit für Besprechungen und Verwaltung ein, falls Ihr Zeitbedarf je Einheit diese nicht schon enthält.
Schritt 2: Nettopersonalbedarf
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf − aktueller Personalbestand + erwartete Abgänge − feststehende Zugänge
Erwartete Abgänge sind zum Beispiel Renteneintritte, auslaufende Verträge, Elternzeit oder ein Erfahrungswert aus der Fluktuationsrate. Feststehende Zugänge sind bereits unterschriebene Arbeitsverträge oder Auszubildende, die übernommen werden.
Beispiel
Ein Kundenservice-Dienstleister plant für das kommende Jahr 12.000 Fälle mit einem Zeitbedarf von je 1,5 Stunden. Eine Vollzeitkraft steht 1.600 Stunden zur Verfügung. Aktuell sind 10 Vollzeitkräfte beschäftigt, eine Mitarbeiterin geht in Rente.
Arbeitsvolumen: 12.000 × 1,5 = 18.000 Stunden
Bruttopersonalbedarf: 18.000 ÷ 1.600 = 11,25 Vollzeitkräfte
Nettopersonalbedarf: 11,25 − 10 + 1 − 0 = 2,25 Vollzeitkräfte
Der Betrieb sollte also zwei Vollzeitstellen und eine Teilzeitstelle mit rund zehn Stunden ausschreiben, oder prüfen, ob sich ein Teil des Mehraufwands durch bessere Abläufe auffangen lässt.
Wann Sie einstellen sollten
Der Bedarf entsteht selten zum 1. Januar. Planen Sie den Personalbedarf deshalb nach Quartalen oder Monaten und rechnen Sie Vorlaufzeiten ein: Ausschreibung, Auswahl, Kündigungsfrist beim alten Arbeitgeber und Einarbeitung dauern zusammen oft drei bis sechs Monate. Wer erst einstellt, wenn das Team überlastet ist, riskiert Fehler, Krankheitsausfälle und Kündigungen.
Personalbedarf und Wachstum
Steigt der Umsatz um 20 %, steigt der Personalbedarf nicht automatisch um 20 %. Bessere Prozesse, Software und eine höhere Arbeitsproduktivität dämpfen den Bedarf. Umgekehrt brauchen wachsende Betriebe ab einer gewissen Größe zusätzliche Stellen, die nicht direkt produktiv sind, etwa für Personal, Buchhaltung oder Teamleitung. Mehr dazu im Beitrag Unternehmen skalieren.
Praxistipp
Legen Sie einen Schwellenwert für die Auslastung fest, zum Beispiel 90 % der verfügbaren Stunden über drei Monate. Wird er überschritten, startet automatisch die Suche nach Verstärkung.
