Der erste Mitarbeiter ist ein großer Schritt. Er schafft Freiraum für Wachstum, bringt aber auch neue Pflichten als Arbeitgeber mit sich. Mit dieser Checkliste behalten Sie den Überblick.
Vorher: Rechnet es sich?
Ein Arbeitnehmer kostet mehr als sein Bruttogehalt. Der Arbeitgeber trägt seinen Anteil an Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, dazu Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung und Umlagen. Grob gerechnet kommen auf das Bruttogehalt etwa 20 bis 22 % Lohnnebenkosten hinzu, dazu Arbeitsplatz, Ausstattung, Urlaub und Krankheitstage. Rechnen Sie aus, wie viel zusätzlichen Deckungsbeitrag die neue Person ermöglichen muss, damit sich die Stelle trägt.
Die Checkliste
- Betriebsnummer beantragen beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Sie brauchen sie für alle Meldungen zur Sozialversicherung.
- Arbeitsvertrag schriftlich aufsetzen. Nach dem Nachweisgesetz müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen dokumentiert werden: Tätigkeit, Beginn, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Kündigungsfristen und weitere Punkte.
- Mindestlohn beachten. Der gesetzliche Mindestlohn gilt auch für Minijobs und Aushilfen.
- Bei der Unfallversicherung anmelden: innerhalb einer Woche nach Gründung des Unternehmens bzw. nach Einstellung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.
- Bei der Krankenkasse anmelden, die der Mitarbeiter gewählt hat, spätestens mit der ersten Lohnabrechnung. Minijobber melden Sie bei der Minijob-Zentrale an.
- Steuerliche Daten abrufen: Steuer-ID und Geburtsdatum des Mitarbeiters für den Abruf der ELStAM.
- Lohnsteuer-Anmeldung regelmäßig an das Finanzamt übermitteln.
- Lohnabrechnung einrichten: mit Software oder über Steuerberater bzw. Lohnbüro.
- Arbeitsschutz: Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, ggf. Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit.
- Datenschutz: Mitarbeiterdaten DSGVO-konform verarbeiten und den Mitarbeiter informieren.
Welche Beschäftigungsform passt?
- Minijob: für wenige Stunden, mit pauschalen Abgaben für den Arbeitgeber. Die Verdienstgrenze ist an den Mindestlohn gekoppelt.
- Teilzeit oder Vollzeit: sozialversicherungspflichtig, für dauerhafte Aufgaben.
- Befristung: ohne Sachgrund bis zu zwei Jahre möglich, nicht bei früherer Beschäftigung beim selben Arbeitgeber.
- Freelancer: flexibel, aber Vorsicht vor Scheinselbstständigkeit, wenn jemand weisungsgebunden und eingegliedert arbeitet.
Die richtige Person finden
Beschreiben Sie zuerst, welche Aufgaben Sie abgeben wollen. Häufig ist die beste erste Einstellung jemand, der Ihnen die Arbeiten abnimmt, die Sie vom Wachstum abhalten: Büro und Organisation, Auftragsabwicklung oder Kundenservice. Nutzen Sie Ihr Netzwerk, die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit, regionale Stellenportale und Ihre eigene Website.
Förderung
Die Agentur für Arbeit zahlt unter Umständen einen Eingliederungszuschuss, wenn Sie Arbeitslose mit Vermittlungshemmnissen einstellen. Für Ausbildungsbetriebe gibt es je nach Bundesland weitere Programme. Fragen Sie vor der Einstellung beim Arbeitgeberservice nach.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Beträge und Grenzen ändern sich regelmäßig.
Praxistipp
Notieren Sie vor der Stellenanzeige eine Woche lang, was Sie selbst tun und wie lange es dauert. Die Liste zeigt genau, welche Aufgaben Sie abgeben sollten und welches Profil Sie wirklich brauchen.
Titelbild: Tima Miroshnichenko / Pexels
